Sharp heeft zojuist een nieuwe cloud-gebaseerde printmanagement oplossing (Synappx Cloud Print) gelanceerd, ontworpen om het MKB te helpen duurzamer en veiliger te printen. Marco van Vliet, Product Manager Office Solutions bij Sharp, geeft een overzicht van de belangrijkste kenmerken van de dienst en de voordelen voor het MKB.
“Synappx Cloud Print is vergelijkbaar met traditionele Follow-Me printoplossingen”, legt Van Vliet uit. “Het werkt in essentie op dezelfde manier: gebruikers kunnen vanaf elke locatie in het bedrijfsnetwerk printen en de printopdracht wordt pas gestart als de gebruiker zich aanmeldt bij de printer met een toegangskaart of pincode, of door het scannen van een QR-code.” 

Dit vermindert het risico dat vertrouwelijke informatie onbeheerd op de printer wordt achtergelaten. “Met de Follow-Me-functionaliteit kan een gebruiker de printopdracht op elke printer starten. Als er meerdere printers in het bedrijf zijn, kan de printopdracht eenvoudig worden opgehaald van de printer die op dat moment het dichtst bij de gebruiker is. Het is dus niet nodig om vooraf een specifieke printer te kiezen.

Synappx Cloud Print verschilt van traditionele Follow-Me oplossingen doordat de applicatie volledig cloudgebaseerd is en wordt geleverd met extra beveiligingsfuncties zoals inloggen met een toegangskaart, pincode of QR-code, twee-factor authenticatie, enzovoort. 
Daarnaast vereist elke verbinding met Synappx Cloud Print authenticatie met de Entra ID van de gebruiker (voorheen Azure Active Directory). De oplossing heeft een Zero Trust-ontwerp om vertrouwelijkheid te garanderen. 
Alle verbindingen tussen de computer, de printer en de Synappx Cloud Print-applicatie zijn beveiligd via TLS 1.3 en alle opgeslagen of verzonden gegevens zijn volledig versleuteld.

Een oplossing met 7 voordelen 

1. verbeterde beveiliging

Gebruikers moeten inloggen op de printer om een printtaak te starten. Dit voorkomt dat vertrouwelijke informatie onbeheerd op de uitvoerlade achterblijft. Bovendien kunnen gebruikers alleen persoonlijke afdruktaken uitvoeren; afdruktaken van anderen zijn niet zichtbaar.

2. lagere kosten

KMO's hebben één abonnement per kopieermachine/printer, dus ze betalen alleen voor het aantal apparaten dat ze daadwerkelijk gebruiken. Bovendien worden de kosten voor het beheer van een printserver tot nul gereduceerd, omdat deze overbodig wordt.

3 - Flexibiliteit en schaalbaarheid

Een flexibel abonnement betekent dat de service eenvoudig kan worden aangepast aan veranderende behoeften. Dit betekent dat bedrijven rekening kunnen houden met veranderingen in hun bedrijf en de kosten onder controle kunnen houden, met volledige transparantie.

4. Duurzaamheid bevorderen

Synappx Cloud Print stimuleert duurzaam gedrag, waaronder standaard dubbelzijdig en zwart-wit printen, wat papierverbruik, afval en de impact op het milieu vermindert. Afdruktaken kunnen worden aangepast of verwijderd via het printerscherm in geval van een fout. Gebruikers worden ook aangemoedigd om duurzaam te printen door bijvoorbeeld meldingen op het scherm weer te geven van het aantal bespaarde pagina's en/of door de meest milieuvriendelijke instelling te markeren.

5. Geoptimaliseerde gebruikerservaring

Met deze oplossing kunnen gebruikers eenvoudig printopdrachten versturen van elk apparaat naar elke printer in het bedrijfsnetwerk. Met je toegangskaart, pincode of door het scannen van een QR-code maak je verbinding met elke printer in het bedrijfsnetwerk om je printopdrachten op te halen. Vervolgens selecteer je een of meer persoonlijke documenten die je op dat moment wilt afdrukken. Je hoeft niet in het netwerk te zoeken naar de juiste printer. Dit bespaart je niet alleen een hoop gedoe, het maakt je ook productiever.

6. Geen externe hardware nodig

Synappx Cloud Print draait op de cloud, wat betekent dat MKB-bedrijven geen printserver of andere externe apparatuur meer hoeven aan te schaffen of te beheren, die in traditionele printomgevingen vaak essentieel zijn om bepaalde printfuncties mogelijk te maken (zoals beveiligd printen of Follow-Me functionaliteit).

7. Beveiliging en gebruikscontrole

Dankzij een duidelijk beheerportaal hebben IT-beheerders een overzicht van META-gegevens voor afdruktaken in de hele organisatie. Ongeacht waar ze zijn, kunnen ze gebruikers en printers beheren, afdruktaken bewaken, een reeks standaardrapporten bekijken, standaardinstellingen voor gebruikers definiëren en beveiligingsinstellingen voor de afdrukomgeving bepalen. Een printbeleid kan vervolgens eenvoudig worden aangepast, met goed zicht op de gebruikskosten.